Lic. Johnny Medina

C.I: V- 7.209.471

Introducción

La administración se ha tornado indispensable en el manejo de cualquier tipo de organización, ya que a través de aquella se logra la obtención de eficiencia, la optimización de los recursos y la simplificación del trabajo.  La práctica de la administración ha existido desde los tiempos más remotos, es un esfuerzo total para dirigir, guiar e integrar esfuerzos humanos asociados orientados hacia algunos fines específicos. Se ha concebido como un conjunto de las actividades necesarias de los individuos de una organización encargados de ordenar, impulsar y facilitar los esfuerzos asociados de un grupo de individuos reunidos para lograr determinados objetivos, enfocados en el esfuerzo humano coordinado para obtener la optimización de los todos los recursos a través del proceso administrativo, a fin de lograr lo que la organización se ha planteado. las teorías administrativas postmodernas o contemporáneas, procuran dar a conocer nuevos enfoques, nuevos pensamientos y nuevas técnicas de llevar adelante la administración integral de las organizaciones, teniendo en cuenta que vivimos en una sociedad netamente competitiva, en la cual se producen cambios decisivos y radicales, buscando crear una nueva forma de pensamiento que permita la liberación del ser humano y promover de esta manera una nueva forma de desarrollo humano. Debido a esto, es que la posmodernidad busca desarrollar ideas claras acerca de su ideología que reflejen su pensamiento, hoy día, el auge de las tecnologías y de los medios masivos de comunicación ha obligado a aquellos que deseen obtener poder o posiciones de mando, a empaparse del conocimiento que se requiere para manejar las nuevas invenciones y de este modo buscar estrategias objetivas, significativas, pertinentes, confiables, actuales y vigentes  que le permitan obtener resultados exitosos.

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En toda organización deben estar bien estructuradas las estrategias a plantear enfocadas en las principales metas y políticas de la organización, y a la vez, estableciendo la secuencia coherente de las acciones a realizar. Toda organización debe estar apoyada sobre bases que fomenten sistemas bien definidos para con ello convertirse en una organización triunfante tomando primordialmente estos componentes:

·         Misión: es la razón de ser de la organización. También se dice que es la labor, el encargo o servicio especial que una organización se propone lograr hacia el largo plazo.

·         Visión: es la capacidad administrativa de ubicar a la empresa en el futuro, en dónde deseamos estar· 

·         Objetivos: son el resultado que se espera obtener, y hacia el cual se encaminan los esfuerzos conjuntos.

·         Metas: los diferentes propósitos que se deben cumplir para lograr el objetivo. Las metas son fines más específicos que integran el objetivo de la empresa.

·          Políticas: son guías o lineamientos de carácter general, que indican el marco dentro del cual empleados de una organización pueden tomar decisiones, usando su iniciativa y buen juicio.

·         Reglas: son normas precisas que regulan una situación en particular. Acá se exponen acciones u omisiones específicas, y no dan libertad de acción· 

·         Estrategias: la acción de proyectar a un futuro esperado y los mecanismos para conseguirlo, y hacer que el futuro de la organización se comporte como se determinó.

·          Programas: son planes que comprenden objetivos, políticas, estrategias, procedimientos, reglas, asignación de funciones y recursos, y las acciones necesarias para alcanzar los objetivos, estableciendo el tiempo necesario para la ejecución de cada una de las etapas de operación. 

·         Presupuestos: es un plan que representa las expectativas para un período futuro, expresados en términos cuantitativos, tales como dinero, horas trabajadas, unidades producidas, etc.

·         Procedimientos: son planes que señalan una serie de labores concatenadas que deben realizarse de acuerdo a una secuencia cronológica, para alcanzar los objetivos preestablecidos.

Una estrategia apropiadamente formulada ayuda a poner en orden y asignar, con base tanto en sus atributos como en sus deficiencias internas, los recursos de una organización, con el fin de lograr una situación viable y original, así como anticipar los posibles cambios en el entorno. La estrategia debe asegurar la base de los recursos y demás aspectos operativos fundamentales para la empresa, debe también desarrollar un sistema efectivo de inteligencia suficiente para prevenir sorpresas por parte de los competidores.  Las metas u objetivos establecen qué es lo que se va a lograr y cuándo serán alcanzados los resultados, pero no establecen cómo serán logrados. Todas las organizaciones poseen múltiples metas, pero las metas principales que son aquellas que afectan a la dirección general y la viabilidad de  cada una de ellas. No todas las metas requieren ser escritas o precisadas numéricamente, pero si deben entenderse bien y ser decisivas, es decir el logro de las metas debe asegurar la viabilidad y vida de la organización frente a sus competidores. 

En las organizaciones lo mas importante es la satisfacción del cliente, es imprescindible fomentar la filosofía del servicio, el desarrollo del conocimiento, y el mejoramiento continuo, esté impulsado por KAIZEN, ya que conforman el principal motor de los procesos y estrategias planteadas como parte de las funciones y definición de cada área, así como una buena conducción o liderazgo, los líderes deben ser seleccionados y motivados, de tal manera, que sus propios intereses y valores coincidan con las necesidades del papel que se les asigne, situando en un lugar primordial la importancia del compromiso con el servicio de los empleados para con el cliente, el cual es el principal activo de organización. Este liderazgo debe ser capaz de inspirar, motivar, enseñar los valores y dirección hacia la excelencia en el servicio a los empleados, se puede lograr que éstos se comprometan en brindar una alta calidad de servicio al cliente con compromiso, motivación y lograr así, un efectivo trabajo en equipo. La búsqueda, el logro y el mantenimiento de un elevado nivel de servicio que le ofrezca a la organización una ventaja competitiva, comienza con la comprensión y el manejo de las necesidades del cliente, y para el cual el servicio ha sido exitoso cuando existe cuando una amplia satisfacción de dichas necesidades. Para ofrecer una imagen del servicio de calidad, es necesario que muchos niveles de la organización funcionen correctamente y no sólo aquel que tiene el contacto directo con el cliente. Si se prestó inadecuadamente, un servicio no se puede "revocar". Si no se puede repetir, entonces las reparaciones o apologías son los únicos medios recursivos para la satisfacción del cliente. Cuando se habla de Cliente, se trata de la persona que recibe los productos o servicios resultantes de un proceso administrativo en cualquier organización, en el intento de satisfacer sus necesidades y de cuya aceptación depende la sobrevivencia de quien los provee. Por esta razón, es menester hacer el adecuado esfuerzo a fin de evaluar e implantar estrategias de acción, incluso apoyadas por consultores externos a la empresa. Sin embargo, si se visualiza a los clientes de una organización  en un concepto más integral, podríamos decir que están constituidos por todas las personas cuyas decisiones determinan la posibilidad de que la organización prospere en el tiempo. Sin embargo, es importante hacer mención que  cuando un cliente valora la calidad del servicio, no disocia  en sus componentes. La juzga como un todo. Lo que prevalece es la impresión de conjunto y no el éxito relativo de  una u otra acción específica, lo peor de todo es cuando el cliente suele  detenerse en el eslabón más débil de la cadena de la calidad y tiende también a generalizar los defectos a todo el servicio. Es necesario por consiguiente en toda política de calidad  de servicio, alcanzar la mayor  homogeneidad entre sus elementos. La seguridad de la calidad debe ocurrir antes de la producción, y no después de la misma. La cultura de una buen calidad servicio enfocada en la satisfacción del cliente se refleja en la forma como hacemos las cosas". Esta frase expresa la idea comúnmente aceptada de cultura de servicio. El desempeño de la organización refleja, entonces, los elementos culturales presentes en ella: valores, creencias, actitudes, normas, políticas y procedimientos. Estos son los aspectos que integran una cultura de servicio, el principal reto es alinearlos con la manera de como los clientes se sienten satisfechos.  Así se comienza a descubrir que la cultura de servicio de la organización es una de las bases de diferenciación estratégica más difíciles de copiar. Una cultura de servicio en una organización, se genera a partir de la interacción de la alta gerencia, del entorno y de la cultura social del personal. Todos estos factores se unen para crear un alto compromiso individual y colectivo hacia el logro de un servicio excelente como valor central de la supervivencia y prosperidad de la organización. Una cultura de servicio, es un contexto social basado en la calidad del servicio que funciona para influir sobre el comportamiento laboral y las relaciones de trabajo de las personas de modo tal que confluyen hacia el valor común de un servicio excelente.

El proceso administrativo comprende las actividades interrelacionadas de: planificación, organización, dirección y control de todas las actividades que implican relaciones humanas y tiempo.

PLANEACIÓN

     "La planeación consiste en fijar el curso concreto de acción que ha de seguirse, estableciendo los principios que habrán de orientarlo, la secuencia de operaciones para realizarlo, y la determinación de tiempos y números necesarios para su realización

   La planeación es el primer paso del proceso administrativo por medio del cual se define un problema, se analizan las experiencias pasadas y se embozan planes y programas. El proceso de planificar en una organización  es una herramienta primordial y necesaria para el buen desarrollo y ejecución de proyectos planteados ya sea a corto, mediano y largo plazo, debido a que esta le da sentido a las actividades diarias programadas.  La Planificación es un proceso integral que formula una nueva actitud hacia el futuro posible en la que va a influir de manera negativa o positiva las  decisiones que en ella se pudiesen tomar, para alcanzar un futuro deseado, todo ello con vista a realizar los objetivos organizacionales los cuales pudiesen ser perjudicados por factores externos a la organización, por lo cual antes de implementar estrategias dentro de la organización , es imprescindible realizar un diagnostico conocer cuál es la situación cual es la problemática que los está acechando una de las mejores maneras es a través  el análisis foda el cual es un método sencillo que nos va a orientar  sobre el futuro de la organización ya que realiza  un análisis situacional, ya que nos va a reflejar todas aquellas  amenazas y oportunidades externas, con las fortalezas y limitaciones internas de la organización, una organización bien estructurada podría desplegar estrategias orientadas a contrarrestar debilidades y esquivar amenazas del entorno. Las amenazas externas unidas a las debilidades internas pueden acarrear resultados fatales para cualquier organización. Una forma de disminuir las debilidades internas, es aprovechando las oportunidades externas. Lo mejor que pueden hacer las organizaciones es aumentar sus fortalezas, aprovechar sus oportunidades, disminuir sus debilidades y neutralizar sus amenazas y de esta manera establecer un diagnóstico y formular e implantar estrategias con un  seguimiento para efectos de evaluación y control y de esta manera dar cumplimiento a las  metas fijadas por la organización,

Cuando se proyecta ya sea una idea o algo que se quiere realizar es necesario basarse en datos reales, razonamientos precisos y exactos, y nunca en opiniones subjetivas, especulaciones, o cálculos arbitrarios. La mayoría de las organizaciones diseñan planes para el logro de sus objetivos y metas planteadas por cada uno de los departamentos que integra la organización disgregada por una serie de actividades a ejecutar para el logro de dichos objetivos planteados, estos planes pueden ser a corto, mediano y largo plazo logros que se ven reflejados en el resultado del presupuesto, con lo cual es indispensable impulsar el desarrollo cultural, esto significa que todas las personas relacionadas con la organización deben  desarrollar su saber, sus expectativas, sus necesidades, y relacionarse y enfrentar al mundo presente y futuro

La planeación observa la cadena de resultados de causas y efectos durante un tiempo, correspondiente con una decisión real o intencionada que tomará la máxima autoridad de la organización. La particularidad de la planificación se basa en la identificación persistente de las oportunidades y peligros que surgen en el futuro, los cuales combinados con otros datos importantes facilitan la base para qué una empresa tome mejores decisiones en el presente para explotar las oportunidades y evitar los peligros.  Una vez que los planes son elaborados deben ser implantados cubriendo toda una serie  de actividades en la que influye  la motivación, compensación, evaluación directiva y procesos de control, los planes deben ser revisados y evaluados para de esta manera tomar decisiones acertadas y los datos arrojados se convierten en más cuantitativas que arrojen información valederas para la organización en el cual deben implementar  análisis cuantitativo para evaluar los resultados arrojados con la implementación de nuevas estrategias. Una de las herramientas más aplicadas son:

ORGANIZACIÓN

    Organizar es agrupar y ordenar las actividades necesarias para alcanzar los fines establecidos creando unidades administrativas, asignando en su caso funciones, autoridad, responsabilidad y jerarquía, estableciendo las relaciones que entre dichas unidades debe existir. Es la coordinación de las actividades de todos los individuos que integran una empresa con el propósito de obtener el máximo de aprovechamiento posible de elementos materiales, técnicos y humanos, en la realización de los fines que la propia empresa persigue

DIRECCIÓN

    Consiste en coordinar el esfuerzo común de los subordinados, para alcanzar las metas de la organización.  Consiste en dirigir las operaciones mediante la cooperación del esfuerzo de los subordinados, para obtener altos niveles de productividad mediante la motivación y supervisión.

EJECUCIÓN.

Para llevar a cabo físicamente las actividades que resulten de los pasos de planeación y organización, es necesario que el gerente tome medidas que inicien y continúen las acciones requeridas para que los miembros del grupo ejecuten la tarea. Entre las medidas comunes utilizadas por el gerente para poner el grupo en acción están dirigir, desarrollar a los gerentes, instruir, ayudar a los miembros a mejorarse lo mismo que su trabajo mediante su propia creatividad y la compensación a esto se le llama ejecución.

CONTROL

    El control es un proceso mediante el cual la administración se cerciora si lo que ocurre concuerda con lo que supuestamente debiera ocurrir, de los contrario, será necesario que se hagan los ajustes o correcciones necesarios. El control tiene como objeto cerciorarse de que los hechos vayan de acuerdo con los planes establecidos.

Es una necesidad común de todas las organizaciones, en  gran medida la ordenación racional de medios para la realización de fines determinados. La administración comprende diversos elementos para su ejecución es necesario establecer procedimientos mediante los cuales se puedan generar soluciones claras a problemas determinados, dentro de todo proceso los patrones establecidos siguen una serie de normativas y controles que permiten regular sus acciones. Dentro de una organización son muchos los pasos que se deben seguir para lograr la excelencia, dentro de los cuales esta la integración corporativa, la estructura, los recursos físicos y humanos y todas aquellas características que permiten que la empresa se pueda desarrollar dentro de la sociedad  a través de ideas claras acerca de su ideología que reflejen su pensamiento y busquen acabar con el esquema pre establecidos.