Lic. Johnny Medina
C.I: V- 7.209.471
Introducción
La administración se ha tornado
indispensable en el manejo de cualquier tipo de organización, ya que a través
de aquella se logra la obtención de eficiencia, la optimización de los recursos
y la simplificación del trabajo. La práctica de la administración ha existido
desde los tiempos más remotos, es un esfuerzo total para dirigir, guiar e
integrar esfuerzos humanos asociados orientados hacia algunos fines
específicos. Se ha concebido como un conjunto de las actividades necesarias de
los individuos de una organización encargados de ordenar, impulsar y facilitar
los esfuerzos asociados de un grupo de individuos reunidos para lograr
determinados objetivos, enfocados en el esfuerzo
humano coordinado para obtener la optimización de los todos los recursos a
través del proceso administrativo, a fin de lograr lo que la organización se ha
planteado. las teorías administrativas postmodernas o contemporáneas, procuran
dar a conocer nuevos enfoques, nuevos pensamientos y nuevas técnicas de llevar adelante la administración integral de las organizaciones,
teniendo en cuenta que vivimos en una sociedad netamente competitiva, en la
cual se producen cambios decisivos y radicales, buscando crear una nueva forma
de pensamiento que permita la liberación del ser humano y promover de esta
manera una nueva forma de desarrollo humano. Debido a esto, es que la
posmodernidad busca desarrollar ideas claras acerca de su ideología que
reflejen su pensamiento, hoy día, el auge de las tecnologías y de los medios
masivos de comunicación ha obligado a aquellos que deseen obtener poder o
posiciones de mando, a empaparse del conocimiento que se requiere para manejar
las nuevas invenciones y de este modo buscar estrategias objetivas,
significativas, pertinentes, confiables, actuales y vigentes que le permitan obtener resultados exitosos.
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En toda organización deben estar
bien estructuradas las estrategias a plantear enfocadas en las principales
metas y políticas de la organización, y a la vez, estableciendo la secuencia
coherente de las acciones a realizar. Toda organización debe estar apoyada
sobre bases que fomenten sistemas bien definidos para con ello convertirse en
una organización triunfante tomando primordialmente estos componentes:
·
Misión: es la razón de ser de la organización.
También se dice que es la labor, el encargo o servicio especial que una organización
se propone lograr hacia el largo plazo.
·
Visión: es la capacidad administrativa
de ubicar a la empresa en el futuro, en dónde deseamos estar·
·
Objetivos: son el resultado que se espera
obtener, y hacia el cual se encaminan los esfuerzos conjuntos.
·
Metas: los diferentes propósitos que se
deben cumplir para lograr el objetivo. Las metas son fines más específicos que
integran el objetivo de la empresa.
·
Políticas:
son guías o lineamientos de carácter general, que indican el marco dentro del
cual empleados de una organización pueden tomar decisiones, usando su
iniciativa y buen juicio.
·
Reglas: son normas precisas que regulan
una situación en particular. Acá se exponen acciones u omisiones específicas, y
no dan libertad de acción·
·
Estrategias: la acción de proyectar a un futuro
esperado y los mecanismos para conseguirlo, y hacer que el futuro de la
organización se comporte como se determinó.
·
Programas: son
planes que comprenden objetivos, políticas, estrategias, procedimientos,
reglas, asignación de funciones y recursos, y las acciones necesarias para
alcanzar los objetivos, estableciendo el tiempo necesario para la ejecución de
cada una de las etapas de operación.
·
Presupuestos: es un plan que representa las
expectativas para un período futuro, expresados en términos cuantitativos,
tales como dinero, horas trabajadas, unidades producidas, etc.
·
Procedimientos: son planes que señalan una serie de
labores concatenadas que deben realizarse de acuerdo a una secuencia
cronológica, para alcanzar los objetivos preestablecidos.
Una
estrategia apropiadamente formulada ayuda a poner en orden y asignar, con base
tanto en sus atributos como en sus deficiencias internas, los recursos de una
organización, con el fin de lograr una situación viable y original, así como
anticipar los posibles cambios en el entorno. La estrategia debe asegurar la
base de los recursos y demás aspectos operativos fundamentales para la empresa,
debe también desarrollar un sistema efectivo de inteligencia suficiente para
prevenir sorpresas por parte de los competidores. Las metas u objetivos
establecen qué es lo que se va a lograr y cuándo serán alcanzados los
resultados, pero no establecen cómo serán logrados. Todas las organizaciones
poseen múltiples metas, pero las metas principales que son aquellas que afectan
a la dirección general y la viabilidad de
cada una de ellas. No todas las metas requieren ser escritas o
precisadas numéricamente, pero si deben entenderse bien y ser decisivas, es
decir el logro de las metas debe asegurar la viabilidad y vida de la organización
frente a sus competidores.
En las
organizaciones lo mas importante es la satisfacción del cliente, es
imprescindible fomentar la filosofía del servicio, el desarrollo del conocimiento, y
el mejoramiento continuo, esté impulsado por KAIZEN, ya
que conforman el principal motor de los procesos y estrategias planteadas como parte
de las funciones y
definición de cada área, así como una buena conducción o liderazgo, los líderes
deben ser seleccionados y motivados, de tal manera, que sus propios intereses y
valores coincidan con las necesidades del papel que se les asigne, situando
en un lugar primordial la importancia del compromiso con el servicio de los
empleados para con el cliente, el cual es el principal activo de organización. Este liderazgo debe ser
capaz de inspirar, motivar, enseñar los
valores y dirección hacia la excelencia
en el servicio a los empleados, se puede lograr que éstos se comprometan en
brindar una alta calidad de servicio al cliente con compromiso, motivación y lograr así, un
efectivo trabajo en equipo. La búsqueda, el
logro y el mantenimiento de un elevado nivel de servicio que le ofrezca a la
organización una ventaja competitiva, comienza con la comprensión y el manejo
de las necesidades del cliente, y para el cual el servicio ha sido exitoso
cuando existe cuando una amplia satisfacción de dichas necesidades. Para
ofrecer una imagen del servicio de calidad, es necesario que muchos niveles de
la organización funcionen correctamente y no sólo aquel que tiene el contacto
directo con el cliente. Si se prestó inadecuadamente, un servicio no se puede
"revocar". Si no se puede repetir, entonces las reparaciones o apologías
son los únicos medios recursivos para la satisfacción del cliente. Cuando
se habla de Cliente, se trata de la persona que recibe los productos o
servicios resultantes de un proceso administrativo en cualquier organización,
en el intento de satisfacer sus necesidades y de cuya aceptación depende la
sobrevivencia de quien los provee. Por esta razón, es menester hacer el
adecuado esfuerzo a fin de evaluar e implantar estrategias de acción, incluso
apoyadas por consultores externos a la empresa. Sin embargo, si se visualiza a
los clientes de una organización en un
concepto más integral, podríamos decir que están constituidos por todas las
personas cuyas decisiones determinan la posibilidad de que la organización prospere
en el tiempo. Sin embargo, es importante hacer mención que cuando un cliente valora la calidad del
servicio, no disocia en sus componentes.
La juzga como un todo. Lo que prevalece es la impresión de conjunto y no el
éxito relativo de una u otra acción
específica, lo peor de todo es cuando el cliente suele detenerse en el eslabón más débil de la
cadena de la calidad y tiende también a generalizar los defectos a todo el
servicio. Es necesario por consiguiente en toda política de calidad de servicio, alcanzar la mayor homogeneidad entre sus elementos. La seguridad de la
calidad debe ocurrir antes de la producción, y no después de la misma. La
cultura de una buen calidad servicio enfocada en la satisfacción del cliente se
refleja en la forma como hacemos las cosas". Esta frase expresa la idea
comúnmente aceptada de cultura de servicio. El desempeño de la organización
refleja, entonces, los elementos culturales presentes en ella: valores,
creencias, actitudes,
normas, políticas y procedimientos. Estos son los aspectos que integran una
cultura de servicio, el principal reto es alinearlos con la manera de como los
clientes se sienten satisfechos. Así se
comienza a descubrir que la cultura de servicio de la organización es una de
las bases de diferenciación estratégica más difíciles de copiar. Una cultura de
servicio en una organización, se genera a partir de la interacción de la alta gerencia,
del entorno y de la cultura social del personal. Todos estos factores se unen
para crear un alto compromiso individual y colectivo hacia el logro de un
servicio excelente como valor central de la supervivencia y prosperidad de la
organización. Una cultura de servicio, es un contexto social basado en la
calidad del servicio que funciona para influir sobre el comportamiento laboral y las relaciones de
trabajo de las personas de modo tal que confluyen hacia el valor común de un
servicio excelente.
El proceso administrativo comprende las actividades
interrelacionadas de: planificación, organización, dirección y control de todas
las actividades que implican relaciones humanas y tiempo.
PLANEACIÓN
"La
planeación consiste en fijar el curso concreto de acción que ha de seguirse,
estableciendo los principios que habrán de orientarlo, la secuencia de
operaciones para realizarlo, y la determinación de tiempos y números necesarios
para su realización
La
planeación es el primer paso del proceso administrativo por medio del cual se
define un problema, se analizan las experiencias pasadas y se embozan planes y programas. El
proceso de planificar en
una organización es una herramienta
primordial y necesaria para el buen desarrollo y
ejecución de proyectos
planteados ya sea a corto, mediano y largo plazo, debido a que esta le da
sentido a las actividades diarias programadas.
La Planificación
es un proceso integral que formula una nueva actitud
hacia el futuro posible en la que va a influir de manera negativa o positiva
las decisiones que en ella se
pudiesen tomar, para alcanzar un futuro deseado, todo ello con vista a realizar
los objetivos organizacionales los cuales pudiesen ser perjudicados por
factores externos a la organización, por lo cual antes de implementar
estrategias dentro de la organización , es imprescindible realizar un
diagnostico conocer cuál es la situación cual es la problemática que los está
acechando una de las mejores maneras es a través el análisis foda el cual es un método sencillo
que nos va a orientar sobre el futuro de
la organización ya que realiza un
análisis situacional, ya que nos va a reflejar todas aquellas amenazas y oportunidades externas, con las
fortalezas y limitaciones internas de la organización, una organización bien estructurada podría desplegar estrategias
orientadas a contrarrestar debilidades y esquivar amenazas del entorno. Las
amenazas externas unidas a las debilidades internas pueden acarrear resultados
fatales para cualquier organización. Una forma de disminuir las debilidades
internas, es aprovechando las oportunidades externas. Lo mejor que pueden hacer
las organizaciones es aumentar sus fortalezas, aprovechar sus oportunidades,
disminuir sus debilidades y neutralizar sus amenazas y de esta manera establecer
un diagnóstico y formular e implantar estrategias con un seguimiento para efectos de evaluación y
control y de esta manera dar cumplimiento a las
metas fijadas por la organización,
Cuando se proyecta ya sea una idea o algo que se quiere
realizar es necesario basarse en datos
reales, razonamientos precisos y exactos, y nunca en opiniones subjetivas,
especulaciones, o cálculos arbitrarios. La mayoría de las organizaciones
diseñan planes para el logro de sus objetivos y
metas planteadas por cada uno de los departamentos que integra la organización
disgregada por una serie de actividades a ejecutar para el logro de dichos objetivos
planteados, estos planes pueden ser a corto, mediano y largo plazo logros que
se ven reflejados en el resultado del presupuesto,
con lo cual es indispensable impulsar el desarrollo cultural, esto significa
que todas las personas relacionadas con la organización
deben desarrollar su saber, sus
expectativas, sus necesidades, y relacionarse y enfrentar al mundo presente y
futuro
La planeación observa la cadena de resultados de causas y
efectos durante un tiempo, correspondiente con una decisión real o intencionada
que tomará la máxima autoridad de la organización. La particularidad de la planificación
se basa en la identificación persistente de las oportunidades y peligros que
surgen en el futuro, los cuales combinados con otros datos
importantes facilitan la base para qué una
empresa tome mejores decisiones en el presente para explotar las
oportunidades y evitar los peligros. Una
vez que los planes son elaborados deben ser implantados cubriendo toda una
serie de actividades en la que
influye la motivación,
compensación, evaluación
directiva y procesos de control,
los planes deben ser revisados y evaluados para de esta manera tomar decisiones
acertadas y los datos arrojados se convierten en más cuantitativas que arrojen
información valederas para la organización en el cual deben implementar análisis cuantitativo para evaluar los
resultados arrojados con la implementación de nuevas estrategias. Una de las
herramientas más aplicadas son:
ORGANIZACIÓN
Organizar es
agrupar y ordenar las actividades necesarias para alcanzar los fines
establecidos creando unidades administrativas, asignando en su caso funciones, autoridad, responsabilidad y jerarquía, estableciendo las
relaciones que entre dichas unidades debe existir. Es la coordinación de las actividades de todos los
individuos que integran una empresa con el propósito de obtener el máximo
de aprovechamiento posible de elementos materiales, técnicos y humanos, en la
realización de los fines que la propia empresa persigue
DIRECCIÓN
Consiste en
coordinar el esfuerzo común de los subordinados, para alcanzar las metas de la
organización. Consiste en dirigir las
operaciones mediante la cooperación del esfuerzo de los subordinados, para
obtener altos niveles de productividad mediante la motivación y supervisión.
Para llevar a cabo físicamente las
actividades que resulten de los pasos de planeación y organización, es
necesario que el gerente tome medidas que inicien y continúen
las acciones requeridas para que los miembros del grupo ejecuten la tarea. Entre las medidas
comunes utilizadas por el gerente para poner el grupo en acción están dirigir,
desarrollar a los gerentes, instruir, ayudar a los miembros a mejorarse lo
mismo que su trabajo mediante su propia creatividad y la compensación a esto se le llama
ejecución.
CONTROL
El control es un
proceso mediante el cual la administración se cerciora si lo que ocurre concuerda
con lo que supuestamente debiera ocurrir, de los contrario, será necesario que
se hagan los ajustes o correcciones necesarios. El control tiene como objeto
cerciorarse de que los hechos vayan de acuerdo con los planes establecidos.
Es una necesidad
común de todas las organizaciones, en gran medida la ordenación racional de medios
para la realización de fines determinados. La administración comprende diversos
elementos para su ejecución es necesario establecer procedimientos mediante los cuales se puedan generar soluciones claras a problemas determinados,
dentro de todo proceso los
patrones establecidos siguen una serie de normativas y controles que permiten
regular sus acciones. Dentro de una organización son muchos los pasos que
se deben seguir para lograr la excelencia, dentro de los cuales esta la integración corporativa, la estructura,
los recursos físicos y humanos y todas aquellas
características que permiten que la empresa se pueda desarrollar dentro de la sociedad a través de ideas claras acerca de su ideología que reflejen su
pensamiento y busquen acabar con el esquema pre establecidos.
